La Universidad Católica Argentina (UCA) cambió su herramienta de WhatsApp por Treble para atender mejor a los futuros alumnos. Con WhatsApp integrado a su CRM, mejoró el seguimiento de prospectos, respondió más rápido y redujo las tareas manuales de su equipo.
En este caso de éxito te contamos por qué WhatsApp es clave para una universidad, qué fallaba antes y cómo lo resolvieron.
Resumen rápido
- Institución: Universidad Católica Argentina (UCA).
- Desafío: poco soporte técnico y una herramienta de WhatsApp desconectada del CRM.
- Solución: Treble, con WhatsApp integrado al CRM de la universidad.
- Resultados: mejor seguimiento de prospectos, menos tiempo operativo de respuesta y menos tareas manuales.
¿Quién es la Universidad Católica Argentina?
La UCA es una de las universidades más grandes de Argentina. Tiene más de 90 carreras de grado, más de 650 posgrados y más de 25.000 alumnos.
Su área de marketing es la responsable de atraer y acompañar a los futuros estudiantes, y WhatsApp es uno de sus canales principales para hacerlo.
¿Cuál era el desafío de la UCA?
La UCA usaba otra herramienta de WhatsApp que no le daba el soporte técnico que necesitaba y no estaba conectada con su CRM. Eso complicaba el seguimiento de cada futuro alumno.
¿Por qué WhatsApp es tan importante para una universidad?
Porque es el canal donde están los futuros alumnos. La UCA trabaja principalmente con chicos de 16 y 17 años que están eligiendo qué estudiar, y para ellos WhatsApp es la forma natural de comunicarse.
Con ese público, cada consulta tiene que resolverse lo antes posible.
¿Qué fallaba con la herramienta anterior?
Dos cosas:
- Falta de soporte técnico: cuando surgía un problema, no tenían el acompañamiento que necesitaban para resolverlo rápido.
- Sin integración con el CRM: las conversaciones de WhatsApp quedaban separadas de la información de cada prospecto, y eso hacía más difícil el seguimiento.
¿Cómo conoció la UCA a Treble?
A través del implementador de su CRM: HAL company, un socio con el que la universidad trabaja de cerca. Cuando le contaron los problemas que tenían con su herramienta de WhatsApp, les recomendó Treble como alternativa.
¿Cómo fue la implementación?
Rápida y sencilla. Según el equipo de la UCA, la plataforma es intuitiva desde el primer día.
¿Qué tan fácil es gestionar las plantillas?
Muy fácil. Las personas que manejan la operación diaria de WhatsApp encontraron cómodo crear y gestionar las plantillas de mensajes, sin depender de un equipo técnico.
¿Cómo funciona WhatsApp integrado al CRM en la UCA?
Con Treble, WhatsApp funciona dentro del CRM de la universidad. Así, cada conversación queda conectada con la ficha del futuro alumno.
¿Qué pasa cuando un interesado escribe por WhatsApp?
Cuando un contacto entra por WhatsApp, se registra automáticamente como potencial ingresante en el CRM. Desde ahí, el equipo puede hacer un seguimiento mucho más detallado de cada caso.
¿Por qué es importante tenerlo todo en un solo lugar?
Porque simplifica el trabajo. El equipo no tiene que pasar datos a mano de una herramienta a otra, y cada persona ve el historial completo del prospecto antes de responder.
¿Qué resultados obtuvo la UCA con Treble?
La UCA mejoró el seguimiento de sus prospectos, redujo el tiempo operativo de respuesta y disminuyó las tareas manuales de su equipo.
| Área | Qué cambió |
| Seguimiento de prospectos | Más detallado, con cada contacto registrado automáticamente en el CRM |
| Tiempo de respuesta | Menos tiempo operativo para responder cada consulta |
| Automatizaciones | Mucho mejores que las de la herramienta anterior |
| Tareas manuales | Menos trabajo manual para los colaboradores |
¿Qué fue lo que más ayudó?
La integración con el CRM. Para el equipo de la UCA, tener WhatsApp dentro del sistema fue lo que más simplificó el día a día.
¿Por qué WhatsApp funciona para captar alumnos?
Porque los futuros estudiantes ya están ahí. Para un chico de 17 años, escribir por WhatsApp es mucho más natural que llenar un formulario o mandar un email.
¿Qué ventajas tiene para una universidad?
- Respuestas rápidas: un interesado que recibe respuesta al momento tiene más chances de seguir avanzando.
- Seguimiento ordenado: con WhatsApp conectado al CRM, ningún prospecto se pierde entre conversaciones.
- Automatización de lo repetitivo: las consultas frecuentes se resuelven solas y el equipo se enfoca en los casos que necesitan atención personal.
- Plantillas fáciles de gestionar: el equipo operativo puede crear mensajes sin depender de un desarrollador.
¿La UCA recomendaría Treble?
Sí. El equipo de la UCA está muy contento con el cambio y recomienda a otras instituciones buscar la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
«Nos ayudó mucho que esté dentro del CRM. Cuando un contacto ingresa, se agenda automáticamente dentro de nuestros potenciales ingresantes y se puede hacer un seguimiento más detallado. A nosotros nos resultó muy bien, la verdad que estamos muy contentos.»
— Daniela Anzil, Coordinadora de medios e integración en la Universidad Católica Argentina
Preguntas frecuentes
¿Cómo puede una universidad usar WhatsApp para captar alumnos?
Puede usar WhatsApp para responder consultas de interesados, enviar información sobre carreras y hacer seguimiento hasta la inscripción. Con la API de WhatsApp Business y una plataforma como Treble, gran parte de ese proceso se puede automatizar.
¿Se puede integrar WhatsApp con el CRM de una universidad?
Sí. Treble se integra de forma nativa con CRMs como HubSpot, Salesforce y Pipedrive, entre otros, y también permite conectarse mediante API. Así, cada conversación queda registrada en la ficha del prospecto.
¿Es difícil implementar WhatsApp Business API en una institución educativa?
No necesariamente. En el caso de la UCA, la implementación fue rápida y el equipo operativo aprendió a gestionar las plantillas sin complicaciones.
¿Qué se puede automatizar en WhatsApp para una universidad?
El registro de nuevos interesados en el CRM, las respuestas a preguntas frecuentes, el envío de información sobre carreras y los recordatorios de fechas clave como inscripciones o eventos.
¿Quieres resultados como los de la UCA?
Agenda una demo con Treble y descubre cómo conectar WhatsApp con tu CRM para captar más alumnos.
