Guía para automatizar WhatsApp con HubSpot [PDF+Videos]

Automatizar WhatsApp con HubSpot no tiene por qué ser un enigma, incluso para los más experimentados en marketing, ventas y CRM.

Si estás indagando cómo automatizar estas herramientas, te encuentras en el lugar correcto.

Hoy en día, frente al reto de gestionar tareas cada vez más complejas, resulta crucial maximizar el tiempo, minimizar las tareas manuales y elevar la productividad para obtener mejores resultados.

Por eso, hemos creado una guía detallada que te enseña todo sobre la automatización de WhatsApp en HubSpot. Descubrirás 8 workflows prácticos y fáciles de implementar, diseñados para potenciar tu estrategia de negocio.

📌 Puedes descargar la guía en PDF a continuación o seguir leyendo el contenido 📌

Introducción: mejorando la conexión entre WhatsApp y HubSpot

Hoy en día, los profesionales de marketing y ventas están más ocupados que nunca, por lo que tiene sentido que hayan surgido tantas tendencias de automatización. 

Según el informe de HubSpot del Estado del Marketing para 2023, los especialistas de esta área trabajan en promedio en cinco campañas a la vez y un total de siete campañas por trimestre. Al aprovechar la automatización, tienen más tiempo para centrarse en el trabajo creativo y estratégico que la IA no puede reemplazar.

Sin embargo, muchos se encuentran en una encrucijada preguntándose: “¿Cómo automatizo mis conversaciones en WhatsApp?”, “¿Qué papel juega HubSpot en todo esto?” y “¿Cómo garantizar un retorno efectivo de mi inversión?”.

En esta guía te brindaremos respuestas concretas y claras junto a 8 flujos de trabajo que podrás implementar en HubSpot y WhatsApp con Treble.

Beneficios de la automatización en WhatsApp y HubSpot

Acelera la generación y calificación de leads

Con una conversación automatizada, es posible prospectar nuevos leads en menos tiempo, nutrir leads menos calificados e iniciar un acercamiento comercial con usuarios más interesados.

Interacción mejorada con clientes 

¿En qué otro canal obtienes una respuesta de tus consumidores en menos de 5 minutos? Llega a tu audiencia con mensajes masivos y personalizados en los momentos más adecuados de su experiencia de compra.

Gestión centralizada de interacciones 

Toda la información del cliente que te envía por WhatsApp se actualiza automáticamente en tu CRM. Así se consolida en un único lugar, facilitando el análisis y la toma de decisiones.

Escala la operación 

Solo podemos atender una llamada a la vez. Mientras que se pueden responder varios chats a la vez de forma automática con Treble. Mejorando la forma de trabajar de tu equipo al permitir escalar comunicaciones apoyándose en la tecnología.

Eficiencia operativa 

¿Cómo manejar múltiples campañas y conversaciones sin perder el ritmo? La automatización de flujos de trabajo garantiza coherencia y precisión en cada comunicación. Esto minimiza el esfuerzo manual y reduce el margen de error, asegurando una mayor productividad de tus equipos de marketing y ventas. 

Lee más: Guía para integrar HubSpot y WhatsApp en 15 pasos 

Por qué conectar HubSpot con tus canales conversacionales 

En el ámbito digital, la automatización se ha convertido en un imperativo. 

Y la principal razón para integrar HubSpot con WhatsApp radica precisamente en esta necesidad. Al fusionar estas plataformas, no solo se agilizan las tareas diarias, sino que también abres la puerta a ventajas adicionales:

• Creación automática de contactos: Cada vez que un cliente interactúe con tu negocio en WhatsApp, su información será capturada y añadida a HubSpot. 
• Actualización automática de propiedades: Actualiza automáticamente las propiedades de contacto con las interacciones y datos recopilados desde WhatsApp. 
• Historial de conversaciones: Captura y almacena las conversaciones de WhatsApp dentro de HubSpot, proporcionando un historial completo. 
• Gestión multiusuario de WhatsApp: Permite una distribución y gestión eficaz de contactos entre diferentes miembros de tu equipo.
• Mensajería masiva y segmentada: Envía mensajes directamente a listas o contactos específicos en HubSpot, asegurando la relevancia de cada comunicación.
• Personaliza tus comunicaciones: Agrega tokens de personalización de HubSpot dentro de tus comunicaciones de WhatsApp. 

Con Treble, no solo puedes integrar HubSpot y WhatsApp de manera intuitiva y en pocos pasos, sino que también te brinda las características esenciales para asegurar una comunicación fluida entre ambas plataformas. 

Historias de éxito con nuestra integración 

Si bien la teoría nos ofrece un marco sólido, son las historias de éxito reales las que verdaderamente ilustran el potencial y el impacto de una herramienta. A continuación, te compartimos tres casos de éxito de empresas que, al integrar HubSpot con WhatsApp, transformaron sus resultados.

1. Santo Tomás Educación Continua: metas de matriculación superadas

STEC se ha consolidado como uno de los organismos de capacitación más destacados de Chile y cumplieron con sus metas de matrículas gracias a poder automatizar WhatsApp y HubSpot. 

2. Joyerías Bizzarro: un ROAS de 300% con campañas de WhatsApp

Joyerías BIZZARRO es una de las cadenas de joyerías más grande de México y transformaron sus interacciones en ventas tangibles con WhatsApp. 

3.  IDP: 7 veces más conversaciones con clientes potenciales

 El Instituto Brasileño de Educación, Desarrollo e Investigación (IDP) triplicó sus conversaciones con posibles clientes y lograron hasta 45% de tasa de respuesta. 

Contenido Cómo impulsar tus ventas con esta integración

Cómo automatizar WhatsApp y HubSpot con Treble

Diseñar flujos de trabajo automatizados que sean eficientes y generen resultados tangibles puede ser complejo, especialmente si estás dando tus primeros pasos en esta dirección. Por ello, es crucial considerar los siguientes pasos al diseñar cada automatización:

1. Integración directa:

Con Treble, puedes conectar fácilmente tu cuenta de WhatsApp con HubSpot. En pocos pasos y sin necesidad de programar, tus dos plataformas estarán sincronizadas y listas para comunicarse entre sí. 

2. Define tus objetivos claramente

Antes de crear flujos de trabajo automáticos, es fundamental tener una visión clara de lo que quieres lograr. Ya sea: 

• Generar más leads
• Mejorar la retención de clientes
• Aumentar las ventas

Tus objetivos guiarán cada decisión que tomes en el proceso de automatización.

3. Crea tu conversación de WhatsApp en Treble 

En Treble encontrarás una plataforma intuitiva diseñada para optimizar la comunicación en WhatsApp, permitiendo la creación de conversaciones y árboles de decisión tanto para mensajes inbound como outbound.

Para los mensajes inbound (entrantes), como preguntas de clientes o solicitudes de información, puedes crear un chatbot con respuestas automáticas que se activen basadas en las respuestas. Estas respuestas pueden dirigir a los usuarios a recursos útiles, brindar precios o incluso programar citas.

En cuanto a los mensajes outbound (salientes), las comunicaciones iniciadas por tu empresa, como notificaciones, promociones o actualizaciones, con Treble, puedes programar y automatizar estos mensajes para que lleguen al público correcto en el momento adecuado, basándote en criterios específicos o comportamientos previos para que tus campañas sean más efectivas.

ProTip: Diseña flujos de conversación para automatizar WhatsApp y HubSpot que se sientan naturales y humanos. En Treble puedes agregar diversas opciones de respuesta (listas, botones, opciones). 

4. Configura la conversación para llevar trazabilidad

Este paso implica asegurarse de que cada interacción, respuesta o acción tomada dentro de la conversación esté debidamente guardada en HubSpot. 

De esta manera, no solo podrás identificar qué partes de la conversación son más efectivas o dónde los usuarios tienden a abandonar, también obtienes insights valiosos sobre el comportamiento de tus usuarios para ajustar y optimizar tus flujos de trabajo y, en última instancia, ofrecer una mejor experiencia de compra. 

Así puedes llevar trazabilidad de WhatsApp en HubSpot con Treble: 

• Guardando las respuestas de WhatsApp en propiedades de HubSpot 
• Actualizando propiedades de contacto en HubSpot desde WhatsApp 
• Creando tickets de HubSpot desde la conversación de WhatsApp

Lee más: 5 Formas de llevar trazabilidad de WhatsApp en HubSpot

5. Configura tu workflow en HubSpot 

Al personalizar tus flujos de trabajo, puedes centrarte en contactos, empresas o transacciones comerciales, eligiendo los desencadenantes que mejor se adapten a tus necesidades. 

Puedes programar mensajes automatizados basándote en detalles específicos de tus contactos.

6. Monitorea y ajusta

La automatización no es un proceso de “configurar y olvidar”. 

Es esencial monitorear regularmente el desempeño de tus flujos de trabajo y hacer ajustes según sea necesario. Utiliza las herramientas analíticas de HubSpot para evaluar la efectividad de tus automatizaciones y busca áreas de mejora.

7. Fomenta la colaboración entre equipos

Asegúrate de que los equipos de Marketing, Ventas y Atención al cliente estén alineados. Comparte información y retroalimentación para que todos estén informados y puedan trabajar juntos hacia objetivos comunes.

8 Tipos de workflows en WhatsApp y HubSpot para Marketing y Ventas 

La integración de WhatsApp con HubSpot desbloquea un sinfín de oportunidades para diseñar flujos de trabajo que perfeccionen tu enfoque de marketing y ventas. A continuación, te enseñamos 8 workflows cruciales que, al implementarlos, pueden amplificar la interacción con tus clientes y mejorar las tasas de conversión:

1. Calificación automática de contactos
2. Seguimiento proactivo a leads 
3. Reactivación de negocios estancados 
4. Alertas de nuevo chat para agentes 
5. Automatización para demos agendadas 
6. Recordatorio de reuniones o eventos 
7. Mensajes personalizados de cumpleaños 
8. Encuestas de satisfacción post-venta 

1. Calificación automática de contactos 

Optimiza la gestión de tus leads clasificándolos según criterios predefinidos para garantizar que se abordan de acuerdo con su potencial o necesidades.

• Paso 1: Crea una nueva conversación en Treble 
• Paso 2: Configura un árbol de decisión con tus preguntas de calificación (industria, geografía, modelo de negocio, etc) 
• Paso 3: Agrega una “Acción en CRM” en cada caja para actualizar propiedades 
• Paso 4: En una caja más de “Acción de CRM” escoge la propiedad “Lifecycle Stage” 
• Paso 5: Define la opción más adecuada según el progreso en la conversación (Lead, MQL, Oportunidad, etc)
• Paso 6: Agrega una caja de “HubSpot Agents” para escalar al equipo comercial los usuarios que se ajusten al perfil de tu cliente ideal para que adelanten la gestión de ventas. 

Tip: Mira aquí el video con el paso a paso. 

2. Seguimiento proactivo a leads

A menudo, los formularios incluyen campos que ayudan en la calificación y segmentación de tus leads. Por ello te presentamos cómo realizar esta automatización utilizando la propiedad “Ciudad” como ejemplo:

• Paso 1: Recopila la información del lead a través del formulario.
• Paso 2: Identifica los campos relevantes para la calificación y segmentación (en este ejemplo, “Ciudad”).
• Paso 3: Crea una ramificación en función de los criterios de la propiedad que utilizaste. 
• Paso 4: Agrega una acción para “Desplegar conversación de WhatsApp”. 
• Paso 5: Escoge la plantilla de conversación HSM que deseas enviar 
• Paso 6: Si piensas enviar una secuencia de más de 2 mensajes, agrega dos cajas de “Delay” entre cada comunicación para que se envié pasado cierto tiempo y en determinado horario. 

3. Reactivación de negocios estancados 

Este es un ejemplo increíble del poder de automatizar WhatsApp y HubSpot.

Con un workflow puedes asegurarte de que estos leads reciban el seguimiento adecuado y avancen en el proceso de ventas. Aquí te mostramos cómo hacerlo utilizando el criterio de “Etapa del negocio no es ninguno de Follow up”:

• Paso 1: Identifica los leads con negocios estancados en la etapa definida (por ejemplo, “Follow up”).
• Paso 2: Inicia un workflow basado en esta etapa del pipeline.
• Paso 3: Establece retrasos dentro del workflow para garantizar un seguimiento constante.
• Paso 4: Agrega la acción de “Desplegar conversación en WhatsApp” y escoge el HSM 
• Paso 5: Define una meta en el workflow
• Paso 6: Si un lead avanza a una etapa diferente del pipeline, remuévelo automáticamente del workflow, evitando así que reciba comunicaciones no pertinentes.

4. Alertas de nuevo chat para agentes 

Asegura una rápida respuesta configurando notificaciones instantáneas para los agentes comerciales cada vez que un cliente inicia un chat por WhatsApp.

• Paso 1: Crea un nuevo workflow 
• Paso 2: Configura el desencadenante del tipo ‘Trigger when filter criteria is met’
• Paso 3: Busca en las propiedades de Contacto a Treble
• Paso 4: Escoge la opción “Transfer to agents propierties” 
• Paso 5: Define la fecha desde la cual activar el desencadenante 
• Paso 6: Incorpora una “Ramificación” basada en la propiedad “Propietario del contacto del contacto inscrito” para segmentar las notificaciones según el propietario asignado al contacto.
• Paso 7: En cada ramificación agrega la acción ‘Enviar notificación en la app’ 
• Paso 8: Establece el texto predeterminado que enviará la notificación 

5. Recordatorio de reuniones  

Cuando un cliente o lead programa una demostración, crea automáticamente un negocio o tarea en HubSpot para un seguimiento estructurado.

• Paso 1: Crea un nuevo workflow 
• Paso 2: Escoge el desencadenante “Fecha de la última reunión reservada en la herramienta reuniones”
• Paso 3: Escoge cuándo deseas que se envié el recordatorio 
• Paso 4: Agrega una acción para “Desplegar conversación en WhatsApp” y escoge tu HSM 
• Paso 5: Si deseas agregar más recordatorios, puedes agregar más cajas con todas las comunicaciones del flujo 

Tip: Mira aquí el video con el paso a paso para automatizar WhatsApp y HubSpot con este workflow. 

6. Recordatorio de webinars  

Minimiza el absentismo enviando mensajes automáticos que recuerden las citas programadas, ya sean reuniones, webinars o eventos presenciales.

• Paso 1: Crea un nuevo workflow basado en contactos 
• Paso 2: Agrega un nuevo desencadenante de conversión en formulario 
• Paso 3: Escoge el formulario y la página de inscripción de tu webinar o evento
• Paso 4: Agrega una nueva acción de “Delay” estableciendo un retraso hasta una fecha específica para enviar los recordatorios.
• Paso 5: Agrega una nueva acción de “Desplegar conversación de WhatsApp” y escoge tu plantilla de mensaje HSM 

Tip: Mira aquí el video con el paso a paso. 

7. Mensajes personalizados de cumpleaños 

Estrecha la relación con tus clientes enviando ofertas o saludos en fechas especiales como su cumpleaños.

• Paso 1: Crea un nuevo workflow 
• Paso 2: Elige “Basado en contacto” como tipo de workflow 
• Paso 3: Selecciona “Propiedad de fecha de contacto” y especifica ‘Fecha de nacimiento’ 
• Paso 4: En “Acciones” elige ‘Enviar conversación de WhatsApp’ 
• Paso 5: Escoge la plantilla de mensaje HSM que deseas enviar. 

Puedes enviar una campaña algunos días antes del cumpleaños, ofreciendo un cupón para que la persona ya garantice su regalo, por ejemplo, y otra en el día del cumpleaños, celebrando la fecha con el cliente. 

Tip: Mira aquí el video con el paso a paso. 

8. Encuestas de satisfacción post-venta 

Recopila feedback valioso enviando encuestas automatizadas después de una compra o interacción importante, para mejorar constantemente tu servicio o producto.

• Paso 1: Crea un nuevo workflow 
• Paso 2: Elige “Basado en contacto” como tipo de workflow 
• Paso 3: Selecciona como desencadenante “Etapa del ciclo de vida” y escoge la opción ‘Cliente’ 
• Paso 4: Agrega otro desencadenante de “Fecha de cierre” y cámbialo para que sea posterior a la fecha actual y no vaya a ser enviado a clientes antiguos
• Paso 5: Agrega un retraso en las acciones 
• Paso 6: En “Acciones” elige ‘Enviar conversación de WhatsApp’ 
• Paso 7: Escoge la plantilla de mensaje HSM que deseas enviar. 

Tip: Mira aquí el video con el paso a paso.  

Conclusión: Automatizar WhatsApp y HubSpot traer valor agregado a tu negocio

La tendencia hacia la automatización del marketing es innegable. 

Más del 51% de todas las organizaciones ya han incorporado esta estrategia, según Forrester. Cada vez es más evidente en el ámbito empresarial la necesidad de soluciones de automatización que permitan aprovechar los mejores canales de marketing al tiempo que lleva trazabilidad en su CRM. 

Los métodos de comunicación tradicionales, como las llamadas telefónicas o los correos, a menudo son vistos como lentos o, peor aún, como un signo de ser ignorados. En contraste, la mensajería instantánea se ha consolidado como el medio preferido, con plataformas como WhatsApp liderando la vanguardia con más de 2 billones de usuarios.

Qué es Treble

Treble redefine la eficiencia en marketing y ventas a través de WhatsApp, ofreciendo una integración sencilla, completa y efectiva con HubSpot.

Nuestra solución está diseñada para que profesionales que utilizan el CRM de HubSpot lancen campañas masivas o segmentadas en WhatsApp, pudiendo llevar trazabilidad de los datos, centralizar las interacciones y automatizar procesos de ventas para ser más eficientes. 

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