Dentalia enfrentaba un problema crítico: citas perdidas, respuestas lentas y seguimientos manuales que consumían horas del equipo. Con más de 60 clínicas operando por separado en WhatsApp, la comunicación con los pacientes era inconsistente y difícil de gestionar.
Los tiempos de respuesta eran largos, las confirmaciones se perdían y el personal tenía que hacer un esfuerzo enorme solo para mantener el control.
Para cambiar esto, Dentalia apostó por treble.ai e integró WhatsApp con HubSpot, logrando automatizar las confirmaciones de citas, agilizar la comunicación y reducir los tiempos de respuesta en un 95%.
El resultado fue claro: menos citas perdidas, pacientes más satisfechos y un sistema que trabaja de forma eficiente.
Descubre cómo Dentalia transformó su comunicación con treble.ai y cómo puedes hacer lo mismo en tu red de hospitales o clínicas.
Tabla de contenidos
- Sobre Dentalia
- Resultados clave alcanzados por Dentalia
- Desafío : Comunicación desconectada con pacientes
- Solución : Integración de WhatsApp y HubSpot con treble.ai
- Implementación : Transformando la experiencia de los pacientes
- Resultados : Incremento en las confirmaciones de citas
- Planes a futuro de Dentalia con treble.ai
- Lecciones aprendidas y recomendaciones para empresas de salud
Sobre Dentalia
- Industria: Servicios de Salud Dental
- Tamaño: Más de 60 clínicas
- Ubicación: México
- Producto: Integración de WhatsApp con HubSpot
Dentalia es líder en México como una de las redes de clínicas dentales más grandes e innovadoras.
Su filosofía se centra en garantizar que cada paciente reciba un servicio de calidad excepcional.
“Nuestra misión siempre ha sido mejorar la retención y la experiencia de los pacientes“, explicó Santiago Arnau, Jefe de Retención y Servicio al Paciente. “Con treble.ai, hemos logrado acercarnos más a nuestros pacientes, facilitándoles el acceso a la información que necesitan para programar visitas y sentirse cuidados en cada etapa de su recorrido.”
Resultados clave alcanzados por Dentalia
- De 12 horas a 30 minutos: Respuesta un 95% más rápida.
- Confirmaciones de citas: Incremento del 20-30%.
- Fidelidad del paciente: Confianza reforzada hacia Dentalia.
Desafío: Comunicación desconectada con pacientes
Antes de usar treble.ai, cada clínica de Dentalia operaba su propia cuenta de WhatsApp Business, utilizando procesos sin estandarizar en la comunicación.
Esto resultaba en experiencias inconsistentes para los pacientes, quienes a menudo esperaban horas para recibir una respuesta. Además, la falta de métricas impedía evaluar el rendimiento de las interacciones o identificar áreas de mejora.
“Cada clínica tenía su propio método de responder a los pacientes,” explicó Santiago. “No teníamos visibilidad sobre cuánto tiempo tardaban en responder ni si las respuestas eran consistentes. Esto hacía imposible garantizar una experiencia unificada.”
El problema no terminaba ahí. El personal de recepción pasaba horas confirmando citas de manera manual, un proceso tedioso y con un alto margen de error que desviaba recursos humanos valiosos.
“La confirmación de citas por teléfono no solo era ineficiente, sino que también estaba llena de errores,” añadió Santiago. “Sabíamos que necesitábamos una solución más ágil.”
La llegada de la pandemia de COVID-19 complicó aún más las cosas. La necesidad de comunicación remota se volvió crítica, y Dentalia reconoció que era imprescindible un sistema centralizado que integrara sus comunicaciones por WhatsApp dentro de HubSpot.
Este cambio no solo era necesario para optimizar las operaciones, sino también para mantener la confianza y la atención personalizada que los pacientes valoraban.
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Solución: Integración de WhatsApp y HubSpot con treble.ai
Dentalia descubrió en treble.ai una solución ideal para superar sus desafíos.
Una de las características más valiosas de treble.ai fue la integración con HubSpot para centralizar WhatsApp y estandarizar las comunicaciones bajo una misma línea verificada. Además, gracias a esta conexión, Dentalia automatizó confirmaciones de citas, recordatorios y seguimientos a pacientes.
“Antes de treble.ai, nuestro personal pasaba horas en tareas repetitivas. Ahora, esas tareas se realizan en segundos, lo que nos permite enfocarnos en nuestros pacientes,” explicó Santiago.
Otra característica que marcó la diferencia fue el constructor de chatbots sin código. Esto le permitió al equipo de Dentalia automatizar procesos rápidamente y sin necesidad de programar código.
“Lo que realmente destacó de treble.ai fue lo fácil que era usarlo,” comentó Santiago. “No necesitamos un equipo técnico para implementarlo. La plataforma es tan intuitiva que nuestro personal pudo adaptarse rápidamente.”
Además, la capacidad de treble.ai para proporcionar métricas en tiempo real transformó la forma en que Dentalia operaba. Santiago agregó: “Por primera vez, pudimos ver cuánto tiempo llevaban las respuestas y cuántas conversaciones manejábamos. Esto nos permitió identificar qué funcionaba y qué necesitaba mejorar.”
Implementación: Transformando la experiencia de los pacientes
Al tratarse de una red de clínicas de alto nivel, la implementación de treble.ai tuvo una planificación meticulosa y pensada al detalle.
Dentalia comenzó con un piloto en una clínica, y en solo tres meses escaló el sistema a todas las ubicaciones.
Uno de los primeros logros destacados fue la automatización eficiente de las confirmaciones de citas.
Antes, confirmar una cita implicaba llamadas telefónicas y un seguimiento manual con cada paciente. Hoy los pacientes reciben mensajes automatizados por WhatsApp con opciones para confirmar o reprogramar sus citas.
“La automatización de confirmaciones a través de WhatsApp marcó una diferencia enorme. Los pacientes encontraron el proceso mucho más sencillo, y esto aumentó la asistencia a las clínicas entre un 20 y un 30%,” destacó Santiago.
Otro caso de uso importante fue la personalización en las campañas de comunicación.
“Cuando enviamos recordatorios personalizados en lugar de mensajes genéricos, los pacientes sienten que realmente nos preocupamos por ellos. Esto mejoró notablemente las reactivaciones,” compartió Santiago.
Resultados: Incremento en las confirmaciones de citas
La implementación de treble.ai trajo beneficios tangibles e inmediatos:
- De 12 horas a 30 minutos: Respuestas un 95% más rápidas.
- Confirmaciones de citas: Incremento del 20-30%.
- Ahorro operativo: Liberar cientos de horas de trabajo mensuales.
- Fidelidad del paciente: Confianza reforzada hacia Dentalia.
“Automatizar las confirmaciones de citas nos ahorró el trabajo de dos empleados por clínica. Ahora, en lugar de dedicar tiempo a tareas repetitivas, el equipo puede enfocarse en proyectos estratégicos que realmente aporten valor a la empresa,” concluyó Santiago.
Planes a futuro de Dentalia con treble.ai
Dentalia apenas está comenzando. El potencial de crecimiento con WhatsApp es ilimitado.
Santiago compartió los planes a futuro de Dentalia con WhatsApp para integrar flujos de trabajo impulsados por inteligencia artificial que permitan una personalización aún mayor.
“Queremos construir un sistema que aprenda de cada interacción y pueda anticiparse a las necesidades de los pacientes. Ese es nuestro siguiente paso,” explicó.
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Lecciones aprendidas y recomendaciones para empresas de salud
Santiago compartió tres aprendizajes clave para otras empresas del sector salud:
- Tener una visión clara de lo que se quiere lograr en WhatsApp.
- Elegir un socio tecnológico que entienda los desafíos específicos del negocio.
- Escuchar siempre las necesidades y el feedback de los pacientes.
La asociación entre Dentalia y treble.ai demuestra el poder transformador de la tecnología no solo para optimizar operaciones, sino también para fortalecer relaciones.
“Treble.ai nos permitió mejorar métricas clave y demostró el valor que la tecnología puede aportar a la comunicación con los pacientes. No es solo una herramienta; se ha convertido en una parte esencial de cómo operamos”, concluyó Santiago.
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