A Dentalia enfrentava um grande desafio: consultas perdidas, tempos de resposta lentos e acompanhamentos manuais que consumiam tempo, reduziam receita e minavam a confiança dos pacientes.
Com mais de 60 clínicas gerenciando o WhatsApp de forma separada, a comunicação com os pacientes era inconsistente e difícil de controlar. As respostas demoravam, as confirmações se perdiam e a equipe precisava se esforçar ao máximo apenas para manter a organização.
Para resolver isso, a Dentalia adotou o treble.ai, integrando o WhatsApp ao HubSpot para automatizar a confirmação de consultas, acelerar a comunicação e reduzir o tempo de resposta em 95%. O impacto foi claro: menos consultas perdidas, maior satisfação dos pacientes e um sistema muito mais eficiente.
Descubra como a Dentalia transformou sua comunicação com o treble.ai — e como seu grupo de hospitais privados pode fazer o mesmo.
Tópicos a seguir
- Sobre a Dentalia
- Principais Resultados
- O Desafio: Comunicação Fragmentada e Ineficiência Operacional
- A Solução: Integração Perfeita com a treble.ai
- Resultados: Comunicação Como Vantagem Estratégica
- Planos Futuros: Expandindo o Uso da treble.ai
- Lições Aprendidas e Recomendações para Empresas de Saúde
- Conclusão
Sobre a Dentalia
Setor: Serviços Odontológicos
Tamanho: Mais de 60 clínicas
Localização: México
Produto: Integração do WhatsApp com HubSpot
A Dentalia é uma das principais redes de clínicas odontológicas no México, reconhecida por combinar tecnologia com um atendimento centrado no paciente. Com uma rede em expansão de mais de 60 clínicas e milhares de pacientes atendidos mensalmente, a comunicação eficiente e de alta qualidade é uma prioridade.
“Nosso foco sempre foi melhorar a retenção e a experiência dos pacientes. Com a treble.ai, conseguimos levar informações aos pacientes de forma mais acessível, ajudando-os a agendar consultas e garantindo que se sintam bem cuidados em toda a jornada,” compartilhou Santiago Arnau, Chefe de Retenção e Serviços ao Paciente.
Principais Resultados
- Engajamento no WhatsApp: 85% das consultas confirmadas tiveram pelo menos uma interação via WhatsApp.
- Aumento nas confirmações de consultas: A automação gerou um crescimento de 20 a 30% nas confirmações, aumentando a presença dos pacientes nas clínicas.
- Respostas mais rápidas: O tempo de resposta foi reduzido de 12 horas para menos de 10 minutos, melhorando significativamente a satisfação dos pacientes.
- Impacto estratégico: O treble.ai se tornou um componente essencial (8/10) na jornada do paciente da Dentalia, funcionando como um canal de comunicação vital.
- Redução de custos operacionais: A automação liberou a equipe de tarefas manuais, permitindo o foco em iniciativas estratégicas.
O Desafio: Comunicação Fragmentada e Ineficiência Operacional
Antes, cada clínica usava um número de WhatsApp diferente, o que gerava atrasos na resposta e dificultava a comunicação com os pacientes.
Isso resultava em experiências inconsistentes para os pacientes, que muitas vezes aguardavam horas por uma resposta. Além disso, a falta de métricas centralizadas impedia a análise do desempenho das interações e a identificação de oportunidades de melhoria.
“Cada clínica tinha seu próprio método para responder aos pacientes,” explicou Santiago. “Não tínhamos visibilidade sobre o tempo de resposta ou a consistência das mensagens. Isso tornava impossível garantir uma experiência unificada.”
O problema não parava por aí. A equipe de recepção gastava horas confirmando consultas manualmente, um processo tedioso e propenso a erros, desviando recursos humanos valiosos.
“As confirmações por telefone não eram apenas ineficientes, mas também repletas de erros,” acrescentou Santiago. “Sabíamos que precisávamos de uma solução mais ágil.”
Com a pandemia de COVID-19, a necessidade de comunicação remota tornou-se ainda mais urgente.
Com a expansão da rede, ficou evidente a necessidade de um sistema centralizado que integrasse as interações no WhatsApp com a HubSpot. Essa mudança permitiria otimizar as operações e fortalecer a relação com os pacientes.
A Solução: Integração Perfeita com a treble.ai
Para enfrentar esse desafio, a Dentalia apostou na treble.ai como parceira estratégica.
A plataforma trouxe não apenas soluções eficazes para desafios imediatos, mas também abriu caminho para um crescimento sustentável a longo prazo.
Uma das funcionalidades mais valiosas foi a integração com a HubSpot, que centralizou todas as interações e padronizou as comunicações em uma única linha verificada. Além disso, a conexão com a treble.ai permitiu à Dentalia automatizar confirmações de consultas, lembretes e follow-ups com os pacientes, eliminando a sobrecarga manual.
“Antes da treble.ai, nossa equipe gastava horas em tarefas repetitivas. Agora, essas tarefas são feitas em segundos, permitindo que nos concentremos no que realmente importa: nossos pacientes,” explicou Santiago.
Outro grande diferencial foi o construtor de chatbots sem código da treble.ai. Isso permitiu que a equipe da Dentalia implementasse automações rapidamente, sem necessidade de conhecimento técnico.
“O que realmente chamou atenção na treble.ai foi a facilidade de uso,” compartilhou Santiago. “Não precisamos de um time técnico para a implementação. A plataforma é tão intuitiva que nossa equipe se adaptou rapidamente.”
Além disso, a capacidade da treble.ai de fornecer métricas em tempo real transformou a maneira como a Dentalia opera. Santiago acrescentou: “Pela primeira vez, conseguimos monitorar tempos de resposta e gerenciar conversas de forma eficaz. Isso nos ajudou a identificar o que funcionava e o que precisava ser melhorado.”
Leia Mais: Aprenda como integrar o WhatsApp e a HubSpot: um guia completo
Resultados: Comunicação Como Vantagem Estratégica
A implementação da treble.ai gerou resultados imediatos e mensuráveis:
- Redução no Tempo de Resposta: Caiu de 12 horas para menos de 10 minutos, melhorando a satisfação dos pacientes.
- Aumento nas Confirmações de Consultas: Crescimento de 20-30% devido à automação, garantindo maior ocupação nas clínicas.
- Redução de Custos Operacionais: Equipes liberadas de tarefas repetitivas para focar em atividades estratégicas.
- Maior Fidelização: A comunicação eficiente fortaleceu a confiança dos pacientes e aumentou as taxas de retenção.
“Automatizar as confirmações de consultas nos economizou o trabalho de dois funcionários por clínica. Agora, em vez de gastar tempo com tarefas manuais, a equipe pode focar em iniciativas que realmente agregam valor ao negócio,” concluiu Santiago.
Planos Futuros: Expandindo o Uso da treble.ai
A Dentalia está apenas começando. O potencial de crescimento com o WhatsApp é ilimitado.
Santiago compartilhou os planos da empresa para integrar fluxos de trabalho baseados em inteligência artificial, aumentando ainda mais a personalização do atendimento.
“Queremos criar um sistema que aprenda com cada interação e antecipe as necessidades dos pacientes. Esse é o nosso próximo passo,” explicou.
Leia Mais: 5 Casos de uso de IA no WhatsApp para vender mais
Lições Aprendidas e Recomendações para Empresas de Saúde
Santiago destacou três aprendizados essenciais para empresas do setor:
- Ter uma visão clara dos objetivos com WhatsApp.
- Escolher um parceiro tecnológico que compreenda os desafios do setor.
- Sempre ouvir as necessidades e o feedback dos pacientes.
Conclusão
A parceria entre a Dentalia e a treble.ai mostra como a tecnologia pode otimizar operações e fortalecer o relacionamento com os pacientes.
“A treble.ai nos permitiu melhorar métricas-chave e provou o valor da tecnologia na comunicação com os pacientes. Não é apenas uma ferramenta; tornou-se essencial para nossa operação,” concluiu Santiago.
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